Свободные IT публикации

Учет рабочего времени сотрудников в 1С [1095] [8] AdminITD - 2018-12-01 03:00:00
V83, Управляемое приложение

Основные задачи системы учета рабочего времени

Требования к системе учета рабочего времени

О системе и внедрении

О представленной разработке

Регистрация задач

Контроль выполнения задач

Файлы для скачивания

Комментарии

Основные задачи системы учета рабочего времени

В мире множество инструментов планирования проектов и задач. Они позволяют регистрировать сроки, выстраивать очереди, отображать проектные задачи в виде диаграммы Ганта и строить массу полезных, и не очень, отчетов. Но в большинстве случаев это инструменты только планирования. Они фиксируют планы, но не позволяют качественно контролировать их выполнение, прогнозировать изменение проектной обстановки и вовремя корректировать требуемые ресурсы или сроки. В первую очередь система учета времени будет полезна руководителям всех уровней. Она предназначена для качественного учета трудозатрат офисных подразделений, сотрудники которых основное рабочее время проводят за компьютером. Представленная система позволяет осуществлять контроль выполнения задач и проектов в реальном времени, обеспечивает сбор актуальных данных о рабочих процессах подразделения. Сформированые на основе собранных данных показатели и индикаторы, позволяют более качественно управлять этими процессами.
Руководителю система дает ответы на следующие вопросы:

Чем заняты сотрудники в текущий момент времени?
Какие задачи назначены сотруднику, какова очередность и сроки их выполнения?
На каком этапе находится процесс выполнения произвольной задачи?
По каким причинам просрочено выполнение задачи?
На что распределены основные трудозатраты Вашего подразделения?
Какие задачи занимают основное время офисных работников? Есть ли возможность сократить затраты путем автоматизации этих процессов?
Насколько рационально используются ресурсы?
Каково распределение финансовых затрат на обслуживаемые подразделения?
Какова фактическая себестоимость проекта или отдельно взятой задачи?
Какие показатели использовать для оценки производительности и как их получить?
Какова динамика производительности подразделения в целом и каждого работника в отдельности. Где слабое звено?
Какова эмоциональная обстановка в коллективе?
Кто из сотрудников «в печали» и почему?

Система поможет работникам, которые стремятся к профессиональному росту и развитию, качественно управлять своим временем и, соответственно, поддерживать стабильный рост своего финансового благосостояния.
Работнику система поможет решить следующие задачи:

Быстро регистрировать все поступающие задачи.
Определять очередность выполнения задач, управлять очередью задач.
Определять длительность и сроки выполнения задачи.
Обосновывать причины сдвига срока выполнения задачи.
Корректно оценивать свои возможности. Каково соответствие Ваших расценок реальным срокам выполнения?
Обосновать Ваше желание повысить финансовое вознаграждение в связи с ростом профессиональных навыков и качеств.
В рамках правил донести до руководителя Ваше недовольство определенными рабочими моментами.

Требования к системе учета рабочего времени

Требования, на базе которых разработана система учета рабочего времени:

Возможность интеграции в любую конфигурацию 1С, являющуюся основной корпоративной системой. Подавляющее большинство информационных систем в нашей стране строятся на базе конфигураций 1С, соответственно требуется подсистема на языке 1С.
Простота. Минимум объектов. Минимум опций. Минимальное время регистрации: автоматизация заполнения реквизитов с использованием статистики, использование шаблонов наиболее часто возникающих заявок.
Регистрация задач только в реальном времени. Почему только в режиме реального времени? Потому, что оформление отчетов по работе и «снимков дня» в конце рабочей смены, как правило, превращается в творческое сочинение ожидаемых руководителем трудовых подвигов. Практической пользы от такой информации очень мало.
Основное правило регистрации: в текущий момент времени у каждого сотрудника может быть в непосредственной работе только 1 текущая задача. Это отражение реальности - при начале выполнения новой задачи, выполнение текущей прерывается.
Регистрация всех поступающих задач без исключений: всех проектных задач, телефонных звонков, личных обращений других сотрудников, регламентных работ, задач подготовки отчетной документации, сервисных работ и пр.. Обязательная регистрация перерывов в работе. В конце рабочей смены по каждому работнику должен быть зафиксирован реальный снимок дня, максимально точно отражающий последовательность рабочих периодов и перерывов в работе.
Возможность параллельного учета назначенных задач основной очереди и очереди текущих обращений, телефонных звонков и т.п.
Возможность управлять очередью задач как исполнителю, так и руководителю.
Общее время, затраченное на регистрацию всех задач 1 сотрудника – не более 10 минут за рабочую смену при нагрузке до 30 обращений и задач.
Монитор текущих задач всех сотрудников с отображением основных характеристик задач и актуальных сроков их выполнения.
Программный контроль просроченных задач, длительных перерывов, реперных точек.
Автоматическое оповещение о важных событиях рабочих процессов.
Возможность самостоятельной доработки системы под новые требования.

Данные регистрации должны давать возможность получать следующие показатели для анализа производительности:

Количество задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений;
Время выполнения задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений.

О системе и внедрении

Система учета рабочего времени была разработана мной для управления ИТ-подразделением, хотя может эффективно использоваться в любом офисном подразделении. За время работы на разных предприятиях система была интегрирована в конфигурации УТ (82, обычные формы), УПП(82, обычные формы), 1С-Документоборот (83,УФ). Я использую систему учета рабочего времени более 8 лет и решил с ее помощью множество административных задач и проблем.
Некоторые решенные задачи:

Учет времени, отработанного сверх нормы, включая работу "на дому". Расчет и обоснование премии за дополнительно отработанное время.
Качественный контроль работы отдела вне зависимости от территориального удаления рабочих мест сотрудников.
Обоснование повышения оплаты ведущим специалистам, что позволило избежать их ухода.
Определение наименее эффективных сотрудников.
Формирование отчета по распределению трудозатрат (в часах и рублях, согласно часовым ставкам) по подразделениям которым были оказаны сервисные услуги.
Выделение основных потребителей услуг моего подразделение, анализ и сопоставление стоимости полученному результату.
Отслеживание динамики производительности отдела в целом: изменение отношения количества проектных задач к текучке, изменение общего количества задач и относительной стоимости отдельной задачи. Я использую более 20 различных показателей для анализа.
Отслеживание психо-эмоциональной атмосферы в коллективе.

Проблемы, возникающие при внедрении:

Нежелание подчиненных делиться информацией о том, чем же они все-таки занимаются в рабочее время. Многие воспринимают необходимость регистрации как дополнительную, ничем не обоснованную нагрузку. Но основная причина сопротивления – подсознательное или явное понимание ограничения свободы делать по своему усмотрению то, что хочу, когда хочу, и как хочу.
Достаточно длительный срок формирования привычки регистрировать любое свое действие. Сотрудники очень часто забывают или ленятся зарегистрировать очередное действие, даже если для этого нужно всего лишь нажать определенные кнопки при начале и завершении. Хотя в представленную версию включен механизм всплывающих оповещений, частично решающий эту проблему.

В первые месяцы внедрения приходилось регулярно, через произвольные интервалы (15-60 мин) мониторить список текущих задач и напоминать работникам о необходимости регистрации их действий.

О представленной разработке

В рамках публикации представлена демо-версия системы в виде сохраненного файла конфигурации 1С (83, УФ). В конфигурацию включены:

модуль рабочего места сотрудника для регистрации задач и управлением очередью задач. Модуль формирует базовые данные, требуемые для получения аналитических отчетов и показателей производительности
модуль контроля текущих задач сотрудников.

Отчетная часть не включена, т.к. зависит от конкретных потребностей и запросов текущей администрации использующего подсистему предприятия, а так же от специфики конфигурации, в которую включена подсистема учета времени. Для скачивания файла конфигурации требуется взнос в развитие этого сайта. На вопросы о настройке и запуске системы отвечу в закрытой зоне обсуждения (приватном чате). Рассмотрю предложения по интеграции представленной разработки в Вашу информационную систему и разработке отчетной части согласно Вашим потребностям.

Регистрация задач

Рабочее место сотрудника позволяет быстро регистрировать поступающие задачи,устанавливать и контролировать сроки выполнения, формировать и управлять очередью задач. Регистрация новой задачи производится с помощью командных кнопок вверху формы, завершение - кнопками "В тест", "Выполнено", "Отменено". При создании новой задачи она автоматически становится рабочей, предыдущая уходит в ожидание со статусом "прервано". При этом регистрируется рабочий период новой задачи и текущее время записывается в него, последний рабочий период предыдущей задачи закрывается. Данные длительности текущего рабочего периода или перерыва обновляются в БД каждые 10 сек. При завершении задачи в рабочем месте автоматически отобразится предыдущая с переключением на нее счетчика времени. Учет времени ведется непрерывно, рабочее время распределяется либо на текущую рабочую задачу, либо на зарегистрированный перерыв. В форме ведется обратный отсчет времени для текущей рабочей задачи с отображением автообновляемого оставшегося времени. Для перерыва отображается его текущее время. По умолчанию для новой задачи устанавливается срок 0.1 ч (6 мин). При изменении планового срока автоматически расчитывается дата завершения с учетом календарного графика. Приоритет заявки определяется исходя из установленных показателей важности и срочности задачи и отображается числом справа от этих полей.

Рабочее место сотрудника: страница текущей задачи

Первая установка планового срока выполнения.

Изменение планового срока выполнения

Изменение планового срока с описанием причины

При работе осуществляется автоматический контроль заполнения обязательных реквизитов задачи

Контроль заполнения обязательных полей

Установка приоритета:

Выбор параметра "Важность"

Выбор параметра "Срочность"

Страница "Вложенные файлы" позволяет подключать к заданию файловые вложения и управлять ими.

Страница работы с файловыми вложениями

Страница очереди задач позволяет управлять задачами из списка, менять их очередность, статус, автоматически пересчитывать даты завершения и просматривать очередь в виде диаграммы Ганта

Рабочее место сотрудника: Управление очередью задач

Страница "Отчет за период" позволяет сформировать отчет по истори работы за выбранный период. Так же расчитывается количество смен и часов, потраченных на выполнение рабочих задач (периоды перерывов исключаются).

Рабочее место сотрудника: отчет по задачам периода

По кнопке закрытия предлагается закрыть текущую смену, оценив ее позитивно либо негативно. При негативной оценке требуется описать причину. Информация полезна для анализа психоэмоциональной атмосферы в подразделении. Для работника это эмоциональная разрядка и один из способов донести до руководителя факторы, мешающие продуктивной работе.

Форма закрытия текущей смены

Для быстрой регистрации задач используются шаблоны, при этом реквизиты новой заявки заполняются данными из шаблона. В случае, когда задание регистрируется не по шаблону, основные поля автоматически заполняются при выборе заказчика. Используются значения реквизитов, наиболее часто используемые в зарегистрированных заявках выбранного заказчика.

Быстрая регистрация задания с помощью шаблона

Пример шаблонов регламентов

Созданное по шаблону задание

Создание/изменение шаблона задания

В ИБ данные задачи регистрируются документом "Задание". Форму документа можно открыть по соответствующей гиперссылке "Открыть карточку документа Задание №...".

Форма документа "Задание"

Регистрация перерыва производится кнопкой "Перерыв/Завершить перерыв"

Регистрация перерыва

Автоматическое уведомление модальным окном поверх всех рабочих окон. Руководителю: - Изменение сотрудником срока выполнения любой задачи; - Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи сотрудника; - Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного); - Длительный телефонный разговор сотрудника, длительная беседа при личном обращении заказчика; Работнику: - Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного); - Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи; - Завершение назначенного срока выполнения текущей задачи;

Модальное оповещение поверх всех открытых окон

Контроль выполнения задач

Контроль выполнения задач выполняется с помощью обработки "Задачи сотрудников". Обработка отображает текущие задачи, над которыми сотрудники работают в текущий момент. Отображаются основные характеристики выбранной задачи, история расценки и изменения срока выполнения.

Обработка "Задачи сотрудников"

Панель управления очередью задач сотрудника позволяет просматривать и изменять очередь задач выбранного сотрудника, изменять очередность выполнения задач и осуществлять пересчет сроков выполнения. Доступен просмотр очереди в виде списка и связанной с ним диаграммы Ганта